Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Naujojoje rodyklėje buvo patikslinti ir sutrumpinti kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpiai, pašalinti nereikalingi dokumentai bei įtraukti nauji. Šie pakeitimai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimo procesas dar nėra pasibaigęs. Naujoji rodyklė yra privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.

Svarbiausi pakeitimai:

·   Dokumentų pavadinimų keitimai:
Bendroji dokumentų saugojimo rodyklė pervadinta į Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę.

Saugojimo terminų sutrumpinimas:

·   Sprendimai dėl prastovų: vadovo priimti sprendimai dėl prastovų turi būti saugomi mažiausiai 50 metų (anksčiau tokių sprendimų rodyklėje nebuvo).

·   Atostogų ir darbo grafikai: dabar turi būti saugomi 3 metus (anksčiau atostogų grafikai saugoti 1 metus, o kai kurie kiti grafikai apskritai nebuvo reglamentuoti).

·   Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus (buvo 5 metai).

·   Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau – 10 metų).

·   Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios – 50 metų.

·   Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: jų apskaitos žurnalai saugomi 3 metus (anksčiau – 10 metų).

·   Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau nebuvo reglamentuoti).

·   Finansinės ataskaitos: tarpinės saugomos 5 metus, metinės – 10 metų (be pokyčių).

·   Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: vienas pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų, kiti – bent 10 metų.

·   NPD prašymai: saugomi 3 metus (buvo 10 metų).

·   Susirašinėjimo dokumentai: nustatytas vieningas 3 metų saugojimo terminas (anksčiau – 5 metai).

·   Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo (anksčiau – 1 metus).

·   Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus (buvo 1 metai).

Svarbu žinoti:
Jei organizacijos vidaus norminiai teisės aktai nustato ilgesnius saugojimo terminus, juos galima sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti organizacijos vidinius reglamentus.

Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurie dokumentų saugojimo reikalavimai ne tik sutrumpėjo, bet ir buvo papildyti naujais dokumentų tipais. Naujoji rodyklė supaprastina dokumentų administravimą ir leidžia įmonėms efektyviau tvarkyti savo archyvus.

Nuoroda į Teisės aktą